향정 실물과 NIMS 재고가 다를 때

약국에서 불용 향정신성의약품을 폐기하거나 정기 재고 조사를 진행하다 보면, 약장에 보관 중인 실물 의약품의 제조번호(Lot No.)·일련번호와 마약류통합관리시스템(NIMS) 전산재고가 서로 맞지 않는 당혹스러운 상황을 마주하게 됩니다.

분명 약국 내 전체 알약 수는 정확히 맞는데, NIMS 전산에는 A 제조번호가 남아 있고 실제 약장에는 B 제조번호 병만 남아 있는 경우가 대표적입니다.

본 가이드는 앞서 다룬 [향정 폐기와 반품 방법]의 후속 실무편으로, 실제 약국 조제 현장에서 왜 이러한 불일치가 발생하는지 원인을 규명하고, 2026년 8월 현재 마약류관리법령과 NIMS 공식 지침에 부합하는 합법적인 재고 정정 및 폐기 소명 절차를 정리해 드립니다.

📌 한눈에 보는 불일치 유형별 핵심 대처표

1. 왜 실물과 NIMS 재고가 달라질까?

1) 법적 원칙: 실물과 전산의 100% 일치 의무

「마약류 관리에 관한 법률 시행규칙」 제21조에 따라 마약류취급자는 보고한 마약류의 취급정보와 실제 취급하거나 소지하는 제품정보(품목, 수량, 제조번호, 일련번호)를 정확하게 일치시켜야 합니다.

2) 조제 현장에서 불일치가 발생하는 3대 현실적 원인

1. 선입선출(FIFO) 조제와 전산 매핑의 시차: 약사는 유효기간이 빠른 기존 재고(Lot A)를 먼저 개봉하여 조제했으나, 청구프로그램에서는 최근에 입고된 재고(Lot B)를 기본값으로 자동 매핑하여 조제보고를 전송한 경우.
2. 2D 바코드 미스캔 및 수기 선택 오류: 동일 품목의 여러 제조번호가 입고되어 있을 때, 실제 조제에 사용한 병이 아닌 다른 제조번호를 화면에서 클릭하여 보고한 경우.
3. 도매상 양도보고 오입력: 도매상에서 실제 배송한 실물 박스의 제조번호와 전산상 양도보고로 올려보낸 제조번호가 처음부터 달랐던 경우.

2. 수량부터 확인합니다

불일치를 발견했을 때 가장 먼저 해야 할 일은 '전체 총 수량'이 맞는지 확인하는 것입니다.

1) Case A: 전체 총 수량 자체가 다른 경우 (실물 ≠ NIMS 총합)

• 원인 점검: 조제보고 누락, 구입보고 누락, 중복보고, 정제 분할(0.5정) 계산 누락, 파손·도난 여부 확인.
• 처리 절차:
• 단순 조제보고 누락: 과거 누락된 조제내역을 확인하여 소급 보고.
• 도난·분실인 경우: 「마약류 관리에 관한 법률」 제12조제1항에 따라 안 날부터 5일 이내에 관할 보건소에 '사고마약류 발생보고(별지 제25호서식)'.
• ⚠️ 주의: 숫자를 맞추기 위해 가짜 조제보고를 생성하거나 '기타출고/기타입고'로 임의 조정하는 것은 엄격히 금지됩니다.

2) Case B: 전체 총 수량은 정확히 일치하는 경우

• 총 수량이 맞다면 분실이나 도난이 아니라 '선입선출 등에 의한 제조번호·일련번호 매핑 오류'이므로 다음 단계로 이동합니다.

3. 제조번호·일련번호를 확인합니다

1. 라벨 대조: 약장에 있는 실물 약품 병/박스의 제조번호(Lot No.)와 유효기한을 적습니다.
2. NIMS 재고 조회: 마약류통합관리시스템(NIMS) 포털에 로그인하여 [재고관리 > 품목별/제조번호별 재고 현황]을 조회합니다.
3. 불일치 대조표 작성:

• 실물에 존재하는 제조번호 및 수량 (예: Lot B - 30정)
• NIMS 전산상 남아있는 제조번호 및 수량 (예: Lot A - 30정)

4. 어디서부터 틀어졌는지 찾는 방법

NIMS 포털의 공식 조회 기능을 활용하면 불일치가 시작된 최초 시점을 정확히 역추적할 수 있습니다.

1. [보고관리 > 취급내역불일치 조회]: NIMS 시스템에서 입고(양수)와 출고(조제/양도)의 불일치가 감지된 내역을 우선 확인합니다.
2. [재고관리 > 품목별 취급이력 추적]: 해당 의약품의 입고 시점부터 모든 조제보고 내역을 시간순으로 조회합니다.
3. 분기점 확인: 어느 날짜의 조제보고 건에서 실물과 다른 제조번호가 차감되기 시작했는지 찾아냅니다.

5. NIMS에서 어떻게 바로잡나

1) 보고기한 종료 후 14일 이내인 경우 (정상 변경보고)

• 법적 근거: 「마약류 관리에 관한 법률 시행규칙」 제21조
• 방법: NIMS 웹페이지 또는 약국 청구프로그램의 취급보고 내역에서 해당 조제보고 건을 찾아 '변경보고'를 실행하여 올바른 제조번호로 수정 전송합니다.

2) 14일이 경과한 오래된 과거 보고 오류인 경우

• 시스템 상태: 14일이 지난 취급보고는 단순 '변경보고' 버튼이 비활성화됩니다.
• 과거 처리방식 vs 2026년 현재 공식 처리방식:
• 과거에는 비고란에 수기 메모를 남기거나 다음 폐기 시 한꺼번에 상쇄하는 임시방편을 쓰기도 했습니다.
• 현재 공식 절차: 임의로 전산을 조작하지 말고, NIMS 상담센터(1670-6721) 및 관할 보건소 의약무팀에 문의하여 오류 내역 소명자료(조제기록부 캡처 등)를 제출하고 보건소의 안내에 따라 적법하게 정정 절차를 진행해야 합니다.

6. 폐기하려는 향정이 NIMS와 다른 경우 (핵심 절차)

약국에서 유효기간 경과 등으로 향정을 폐기하려는데, 실물 병에 적힌 제조번호(Lot B)와 NIMS에 남아있는 제조번호(Lot A)가 서로 다를 때의 공식 6단계 해결 절차입니다.

💡 NIMS 공식 가이드라인 & 상담 확인사항

"의료현장의 불가피한 사정(선입선출 등)으로 폐기 신청하는 실물의 제품정보와 전산 시스템상 재고가 다를 경우, 실물을 기준으로 폐기 신청서를 작성하고 NIMS 재고 차감 근거자료를 첨부하여 관할 허가관청에 제출합니다."

폐기 불일치 공식 6단계 처리 순서

1. 1단계 (실물 기준 폐기신청서 작성): 관할 보건소에 제출하는 「사고마약류등의 폐기신청서(별지 제26호서식)」에는 실제 눈앞에 있는 실물 정보(품명, 실물 제조번호 Lot B, 유효기간, 수량)를 정확히 기재합니다.
2. 2단계 (NIMS 차감 근거자료 첨부): 폐기신청서와 함께 NIMS 전산재고 화면 캡처(현재 Lot A가 남아있음을 보여주는 화면) 및 '선입선출 조제 차이로 인한 불일치 사유서'를 보건소에 첨부 제출합니다.
3. 3단계 (보건소 공무원 입회 폐기): 보건소 공무원이 실물(Lot B)을 확인하고 참관하에 공인 폐기(소각, 산화, 가수분해 등)를 집행합니다.
4. 4단계 (폐기 처리결과 공문 수령): 보건소로부터 공식 '폐기민원 처리결과 통보 공문'을 발급받습니다.
5. 5단계 (NIMS 폐기보고 전송): NIMS 폐기보고 시에는 신청 시 보건소에 제출했던 근거자료와 일치하도록 NIMS 전산에 남아있던 재고(Lot A)를 선택하여 폐기보고를 전송합니다. (비고란에 '실제 폐기 실물 제조번호 Lot B, 보건소 공문 제OO호 폐기 완료' 명기).
6. 6단계 (최종 재고 0 확인): NIMS 재고 조회 화면에서 해당 품목의 잔여 재고가 0으로 깨끗하게 정리되었는지 확인합니다.

7. 하면 안 되는 처리 (절대 금기 사항)

• ❌ 임의 기타입고 / 기타출고 처리 금지: 숫자를 억지로 맞추겠다고 원인 규명 없이 '기타출고'나 '기타입고'를 남발하는 행위는 허위보고로 행정처분 및 과태료 부과 대상이 됩니다.
• ❌ 가짜 조제보고로 재고 털어내기 금지: 실물 없는 전산 제조번호를 없애기 위해 가공의 환자나 처방전으로 조제보고를 전송하는 행위는 의료법·약사법·마약류관리법의 중대한 위반입니다.
• ❌ 보건소 승인 없는 무단 폐기 금지: 전산과 실물이 안 맞으니 골치 아프다고 쓰레기통이나 하수구에 임의로 버리는 행위는 형사처벌(징역 또는 벌금) 대상입니다.
• ❌ 불일치 방치 금지: 전산상 제조번호별 마이너스(-) 재고가 발생한 상태를 방치하면 보건소 정기 약사감시 시 즉시 시정명령 및 행정처분을 받게 됩니다.

📌 한눈에 보는 처리 순서

[단순 불일치 정정 순서]

실물 수량 확인 → 제조번호/일련번호 대조 → 취급이력 역추적 → 14일 내 변경보고(또는 보건소 소명) → NIMS 재고 일치 확인

[폐기 시 불일치 처리 순서]

실물 기준 폐기신청서 작성 → NIMS 캡처 사유서 보건소 제출 → 공무원 입회 폐기 → 처리결과 공문 수령 → NIMS 잔여재고 폐기보고 → 최종 재고 0 확인

8. 최종 확인 체크리스트

• 실물 총 수량과 NIMS 총 수량이 일치하는지 확인
• 실물 라벨과 NIMS 화면의 제조번호·일련번호 대조표 작성
• NIMS [취급내역불일치 조회] 메뉴에서 오류 발생 시점 확인
• 14일 이내 건은 시스템 '변경보고' 완료
• 14일 경과 건은 보건소/NIMS 상담 후 소명 사유서 준비
• 폐기 진행 시: 실물 기준 신청서(별지 제26호서식) + NIMS 재고 캡처 사유서 동시 제출
• 보건소 공문 수령 후 NIMS 폐기보고 완료 및 최종 재고 0 확인

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